Coraz mniej dokumentów papierowych w urzędzie…..

Zgodnie z poleceniem Zarządu Powiatu z dnia 25 marca 2010r. w miesiącach kwiecień-maj br. prowadzone były w Starostwie Powiatowym w Legnicy prace nad wdrożeniem aplikacji SJO-Besti@. Aplikacja ta została opracowana na zlecenie Ministerstwa Finansów i  pozwala przenieść procedurę realizowanej  sprawozdawczości  finansowej jednostek organizacyjnych dla powiatu na platformę elektroniczną.

Aplikacja SJO-Bestia jest rozszerzeniem a raczej uzupełnieniem aplikacji Besti@, która pracuje w urzędzie już od roku 2006. Aplikacja Besti@  pozwala na generowanie lokalnych aktów prawnych dotyczących budżetu, ich ewidencjonowanie, nadzorowanie realizacji budżetu i składania obowiązującej sprawozdawczości do Regionalnej Izby Obrachunkowej(RIO) z wykorzystaniem podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym przez internet. Do sprawozdań na poziomie powiat-RIO aktualnie dołączyły sprawozdania z poziomu jednostki organizacyjne-powiat. Aplikacja SJO-Besti@ umożliwia obsługę tych sprawozdań przy obowiązujących przepisach prawnych, klasyfikacji budżetowej oraz ich eksport w odpowiednich formatach elektronicznych do jednostki nadrzędnej tj. do powiatu.

Wdrożeniem zostały objęte wszystkie jednostki powiatowe. Służba informatyczna urzędu wykonała pionierskie instalacje aplikacji w jednostkach powiatowych oraz przygotowała i procedury przekazywania kolejnych aktualizacji aplikacji i obowiązującej klasyfikacji budżetowej w formie elektronicznej. Pierwsze sprawozdania w formie elektronicznej generowane przez jednostki powiatowe spływały od 9 do 12.04.2010r. Jak w każdym wdrożeniu sprawdzała się technika i przyjęta metodologia wykonania zadania. Nie obyło się bez błędów – blokował się serwer pocztowy,  księgowi mylili adres internetowy serwera skąd należało pobrać aktualizację, itp. Ten poligon doświadczeń pozwolił wypracować nowy sposób porozumiewania się pomiędzy urzędem i jednostkami w celu przekazywania danych elektronicznych. Przeprowadzone zostało szkolenie przedstawicieli służby finansowej jednostek organizacyjnych, na których omówione zostały podstawowe funkcjonalności aplikacji oraz nowe zasady prowadzenia komunikacji elektronicznej w tym zakresie.  Kolejne sprawozdanie  realizowane było na 10 maja br. Wprowadzone zmiany znacznie poprawiły poziom i komfort  realizowanego zadania.

Teraz możemy mówić już o doświadczeniu, które będzie wykorzystywane w kolejnych sesjach sprawozdawczych. Najbliższa już 10 czerwca 2010r.

Co jest owocem zrealizowanego wdrożenia?

1. Poprawiła się  jakość składanych sprawozdań -  już na etapie wprowadzania sprawozdania do aplikacji SJO-Besti@ w jednostce powiatowej wykazywane są błędy merytoryczne i rachunkowe wymuszające korektę.  Do powiatu trafiają zatem tylko sprawozdania poprawne.
2. Usprawniona została procedura wypracowania sprawozdań zbiorczych - procedura zestawienia sprawozdań jednostkowych przebiega błyskawicznie ponieważ jest to realizowane z wykorzystaniem wspomnianej powyżej aplikacji Besti@, która importuje i zestawia sprawozdania jednostkowe.
3. Zminimalizowano wykorzystanie papieru  jako nośnika sprawozdań finansowych. Od czasu wdrożenia podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym do RIO przekazywane są sprawozdania tylko w formacie elektronicznym. Czy wyeliminowano zupełnie papier? Nie, powstaje jedna kopia sprawozdania na nośniku papierowym dla celów ewentualnych przyszłych kontroli. Dla zupełnego wyeliminowania nośnika papierowego w tym zakresie niezbędne jest wprowadzenie odpowiednich zapisów w rozporządzeniach wykonawczych dot. sprawozdań finansowych Jako urząd jesteśmy zmuszeni do ich respektowania i gotowi na przyjęcie kolejnych zmian.
4. Podniósł się poziom wiedzy informatycznej służb finansowych urzędu i jednostek organizacyjnych zakresie zrealizowanego wdrożenia. Po przebytym szkoleniu służby te realizują swoje ustawowe zadania wykorzystując do tego powierzone im narzędzie teleinformatyczne i realizując obowiązujące procedury sprawozdawcze z wykorzystaniem jako medium do przekazu danych internet zamiast papieru, kopert i znaczków.

Czy warto było? Trzeba było  pochylić się nad problemem, zorganizować i przejść  szkolenia,  nabyć nowe umiejętności i je sprawdzić  praktycznie. Dzisiaj realizujemy nasze ustawowe zadania zużywając znacznie mniej papieru i tonerów do drukarek, z odwagą oczekujemy jutra bo wiemy, że potrafimy sprostać jego wyzwaniom. Satysfakcja i zadowolenie przychodzi, jak zawsze przy realizacji dobrych decyzji, nieco później, gdy widoczne są już owoce.